Tietosuojaseloste

Viimeksi päivitetty: 12.7.2026

Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, miten Ollikainenmedia kerää, käsittelee ja suojaa asiakkaidensa, verkkosivustonsa käyttäjien sekä muiden yhteyshenkilöiden henkilötietoja.

1. Rekisterinpitäjä

Ollikainenmedia
Y-tunnus: 3427373-6
Osoite: Rautionkatu 18 B 15, 90400 Oulu
Sähköposti: info@ollikainenmedia.fi

2. Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö

Tietosuojaan ja henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä voit ottaa yhteyttä:

Elina Ollikainen
Sähköposti: info@ollikainenmedia.fi

3. Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Voimme käsitellä seuraavia henkilötietoja:

• nimi
• yrityksen tai organisaation nimi
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero
• osoite- ja laskutustiedot
• asiakkuuteen, tarjouspyyntöihin ja sopimuksiin liittyvät tiedot
• asiakkaan tilaamiin projekteihin ja palveluihin liittyvät tiedot
• asiakkaan kanssa käyty viestintä
• palautteet ja yhteydenotot
• verkkosivuston käyttöön liittyvät tekniset tiedot, kuten IP-osoite, selain, laitetyyppi ja sivustolla tehdyt toiminnot
• markkinointiluvat ja suoramarkkinointikiellot
• valokuva-, video- ja äänimateriaali silloin, kun niiden käsittely liittyy asiakkaalle toteutettavaan palveluun tai erikseen annettuun suostumukseen.

Emme lähtökohtaisesti kerää erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, kuten terveystietoja, ellei niiden käsittely ole yksittäisessä tilanteessa välttämätöntä, lainmukaista ja asianmukaisesti suojattua.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraaviin tarkoituksiin:

• tarjouspyyntöihin ja yhteydenottoihin vastaaminen
• asiakkaan tarpeiden kartoittaminen
• sopimusten laatiminen ja toteuttaminen
• palveluiden tuottaminen ja toimittaminen
• asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
• asiakasviestintä
• laskutus, maksujen valvonta ja kirjanpito
• verkkosivuston toiminnan, turvallisuuden ja käyttökokemuksen kehittäminen
• väärinkäytösten ja tietoturvauhkien ehkäiseminen
• lakisääteisten velvollisuuksien täyttäminen
• markkinointi ja suoramarkkinointi silloin, kun siihen on asianmukainen käsittelyperuste.

5. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittely perustuu tilanteen mukaan johonkin seuraavista perusteista:

Sopimus tai sopimusta edeltävät toimenpiteet

Käsittelemme henkilötietoja, kun se on tarpeen asiakkaan pyytämän tarjouksen laatimiseksi, sopimuksen tekemiseksi tai sovitun palvelun toteuttamiseksi.

Lakisääteinen velvoite

Käsittelemme ja säilytämme esimerkiksi laskutus- ja kirjanpitotietoja kirjanpito- ja verolainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Rekisterinpitäjän oikeutettu etu

Käsittely voi perustua Ollikainenmedian oikeutettuun etuun esimerkiksi asiakassuhteiden hoitamisessa, yritystoiminnan kehittämisessä, tietoturvan ylläpitämisessä ja oikeusvaateiden laatimisessa tai puolustamisessa.

Oikeutettua etua käytettäessä arvioimme, etteivät rekisteröidyn oikeudet ja edut syrjäytä käsittelyyn liittyvää etuamme.

Suostumus

Suostumusta voidaan käyttää käsittelyperusteena esimerkiksi:

• sähköisessä suoramarkkinoinnissa
• uutiskirjeiden lähettämisessä
• ei-välttämättömien evästeiden käyttämisessä
• kuvien, videoiden tai muun materiaalin julkaisemisessa silloin, kun julkaiseminen perustuu henkilön suostumukseen.

Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen.

6. Mistä henkilötiedot saadaan?

Henkilötietoja saadaan pääasiassa:

• rekisteröidyltä itseltään
• verkkosivuston yhteydenottolomakkeilta
• sähköpostitse tai puhelimitse
• tarjous-, sopimus- ja asiakasprosessien yhteydessä
• asiakkaan tai yhteistyökumppanin toimittamista aineistoista
• evästeiden ja vastaavien teknologioiden avulla
• julkisista lähteistä, kuten yritysten verkkosivuilta ja julkisista yritysrekistereistä, silloin kun tietojen käyttäminen on asianmukaista.

7. Henkilötietojen vastaanottajat ja palveluntarjoajat

Henkilötietoja voidaan käsitellä Ollikainenmedian puolesta toimivien palveluntarjoajien järjestelmissä.

Tällaisia palveluntarjoajia voivat olla esimerkiksi:

• verkkosivuston hosting- ja palvelinpalveluiden tarjoajat
• sähköposti- ja pilvipalveluiden tarjoajat
• asiakkuudenhallinta- ja projektinhallintajärjestelmien tarjoajat
• laskutus-, maksu- ja kirjanpitopalveluiden tarjoajat
• analytiikka- ja markkinointipalveluiden tarjoajat
• IT-tuki- ja tietoturvapalveluiden tarjoajat
• tiedostojen tallennus-, kuva-, video- ja mediapalveluiden tarjoajat.

Palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja Ollikainenmedian antamien ohjeiden ja niiden kanssa tehtyjen sopimusten mukaisesti.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille tai muille tahoille, jos lainsäädäntö sitä edellyttää. Tietoja voidaan luovuttaa myös yritysjärjestelyn, liiketoimintakaupan tai muun vastaavan järjestelyn yhteydessä kyseiseen järjestelyyn osallistuville osapuolille.

Henkilötietoja ei myydä ulkopuolisille.

8. Tietojen siirtäminen EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Osa käytettävistä palveluntarjoajista voi käsitellä henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.

Tällaisissa tilanteissa varmistamme, että henkilötietojen siirtämiselle on lainmukainen peruste ja että tietojen suojaamisesta huolehditaan asianmukaisesti. Siirrot voidaan toteuttaa esimerkiksi Euroopan komission hyväksymien vakiolausekkeiden tai muun soveltuvan siirtomekanismin perusteella.

9. Henkilötietojen säilytysajat

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin niiden käsittely on tarpeellista tai kuin lainsäädäntö edellyttää.

Tietojen tavanomaiset säilytysajat ovat:

• yhteydenotot ja tarjouspyynnöt: yleensä enintään kaksi vuotta viimeisestä yhteydenotosta
• asiakas- ja sopimustiedot: asiakassuhteen ja sopimuksen voimassaolon ajan sekä tarpeellisen ajan niiden päättymisen jälkeen
• laskutus- ja kirjanpitoaineisto: kirjanpitolainsäädännön edellyttämän ajan
• markkinointitiedot: kunnes henkilö peruuttaa suostumuksensa tai vastustaa suoramarkkinointia
• evästeiden avulla kerättävät tiedot: evästeen tai käytettävän analytiikkapalvelun määrittelemän ajan
• kuva-, video- ja projektiaineistot: sopimuksen, käyttötarkoituksen, suostumuksen ja sovittujen käyttöoikeuksien mukaisen ajan.

Tietoja voidaan säilyttää pidempään, jos se on tarpeen lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi tai oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Tarpeettomat tiedot poistetaan tai anonymisoidaan turvallisesti.

10. Evästeet ja verkkosivuston analytiikka

Verkkosivusto voi käyttää evästeitä ja vastaavia teknologioita.

Välttämättömiä evästeitä voidaan käyttää sivuston teknisen toiminnan, turvallisuuden ja käyttäjän tekemien valintojen toteuttamiseen.

Kävijän suostumuksella voidaan käyttää myös:

• analytiikkaevästeitä
• toiminnallisia evästeitä
• markkinointievästeitä
• sosiaalisen median palveluihin liittyviä evästeitä.

Ei-välttämättömiä evästeitä ei aseteta ennen käyttäjän antamaa suostumusta. Käyttäjä voi muuttaa tai peruuttaa evästeitä koskevan suostumuksensa sivuston evästeasetuksista.

Sivustolla mahdollisesti käytettävät analytiikka- ja markkinointipalvelut on kuvattu tarkemmin sivuston evästeasetuksissa.

11. Henkilötietojen suojaaminen

Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti ja niitä suojataan asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä.

Suojaustoimenpiteitä voivat olla esimerkiksi:

• käyttöoikeuksien rajoittaminen
• henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja vahvat salasanat
• monivaiheinen tunnistautuminen
• tietoliikenteen salaaminen
• järjestelmien ja ohjelmistojen säännöllinen päivittäminen
• varmuuskopiointi
• palveluntarjoajien huolellinen valinta
• henkilötietojen käsittelyn rajaaminen vain niille henkilöille, joiden työtehtävät sitä edellyttävät.

Täydellistä tietoturvaa ei voida taata, mutta mahdollisiin tietoturvapoikkeamiin reagoidaan viipymättä ja lain edellyttämällä tavalla.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus:

• saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
• tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot
• pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista
• pyytää henkilötietojen poistamista
• pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista
• vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa henkilötietojen käsittelyä
• vastustaa henkilötietojen käyttämistä suoramarkkinointiin
• peruuttaa antamansa suostumus
• saada tietyissä tilanteissa itse toimittamansa tiedot jäsennellyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle
• tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Kaikki oikeudet eivät sovellu kaikkiin tilanteisiin. Esimerkiksi tietojen poistamista koskevaa pyyntöä ei voida toteuttaa siltä osin kuin tietojen säilyttäminen perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen.

Oikeuksia koskevat pyynnöt tulee lähettää tämän selosteen kohdassa 2 ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen. Voimme tarvittaessa pyytää lisätietoja pyynnön esittäjän henkilöllisyyden varmistamiseksi.

13. Oikeus tehdä valitus

Jos rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti, hänellä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto.

Suosittelemme ottamaan ensin yhteyttä Ollikainenmediaan, jotta voimme selvittää asian.

14. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Ollikainenmedia ei lähtökohtaisesti tee rekisteröityä koskevia päätöksiä, jotka perustuvat pelkästään automaattiseen käsittelyyn ja joilla olisi rekisteröityyn merkittäviä oikeudellisia tai vastaavia vaikutuksia.

Verkkosivuston analytiikka- tai markkinointipalvelut voivat muodostaa teknisiä käyttäjäryhmiä tai profiileja käyttäjän toiminnan perusteella. Tällaista käsittelyä tehdään vain soveltuvan lainsäädännön ja käyttäjän antamien evästevalintojen mukaisesti.

15. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Ollikainenmedia voi päivittää tätä tietosuojaselostetta, jos henkilötietojen käsittelytavat, käytettävät palvelut tai lainsäädäntö muuttuvat.

Tietosuojaselosteen ajantasainen versio julkaistaan Ollikainenmedian verkkosivustolla. Selosteen yläosassa ilmoitetaan päivämäärä, jolloin sitä on viimeksi päivitetty.